Job Opportunities API

Praxisgruppe / Abteilung: Corporate, M&A And Securities - Singapore Stellenbeschreibung Wir sind Norton Rose Fulbright – eine globale Wirtschaftskanzlei mit über 50 Büros und 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit. Wir beraten führende Unternehmen und Finanzinstitute umfassend zu allen Fragen des Wirtschaftsrechts. Bei Norton Rose Fulbright sind Strategie und Unternehmenskultur eng miteinander verknüpft. Wir wissen, dass für unser Wachstum die internationale Zusammenarbeit entscheidend ist. Denn Pionierarbeit entsteht, wenn unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Grenzen hinweg innovativ denken und unternehmerisch handeln – und sich mit Wertschätzung für ihre eigene Arbeit dabei frei entfalten können. Summary To work as part of a highly motivated secretarial team to provide professional, proactive, high level secretarial support to an allocated group of fee earners and to the wider fee earning team. Skills and Experience required • Strong administrative and organisational skills. • Ability to manage competing priorities, work independently, and adapt to changing demands in a fast-paced environment. • Excellent verbal and written communication skills. • Strong document production and word processing skills. • Proficient in Microsoft Office applications, including Word, PowerPoint and Excel. • Ability to work collaboratively within a close-knit team and provide support across practice groups. • High level of attention to detail, accuracy and professionalism. Key Responsibilities Administrative and Organisational • Manage diaries, schedules, meetings, conferences, client calls, and related logistics for assigned fee earners. • Prepare meeting materials, distribute invitations, and follow up on action items. • Managing complex travel arrangements, including preparing itineraries, booking flights and accommodation, and coordinating changes at short notice. • Making restaurant and hospitality bookings as required. • Processing ChromeRiver expense claims and medical reimbursement submissions. • Maintaining and updating client and contact information in InterAction. • Provide general administrative support, including document handling, reception cover, and assistance with business development activities and events, when required. • Support fee earners across a broad range of practice-related activities and undertake other duties as required. Finance and matter management • Prepare and manage invoices, including reviewing billing narratives, updating billing arrangements, ensuring correct billing rates, and distributing final invoices. • Administer matter-related processes, including Intapp requests, running WIP reports, matter opening and closing, billing party maintenance, and ensuring all disbursements are captured before billing. • Liaising with clients, counsel and internal stakeholders regarding billing and collections. • Preparing first drafts of engagement letters and related matter documentation. Technical • Producing, amending, formatting and proofreading legal and transactional documents. • Collating signature pages and coordinating the execution of transaction documents. • Preparing transaction bibles, closing sets and other transaction-related documentation. • Drafting and maintaining legal documents, precedents and standard form agreements as required. • Creating and updating PowerPoint presentations for client pitches, tenders and business development initiatives. • Updating fee earners' biographies, credentials and website profiles. • Conducting ACRA and LawNet searches, managing e-filings, and assisting with corporate, regulatory and transactional filings, including stamp duty matters and related submissions. • Obtaining corporate, vessel and other regulatory records and searches as required. • Running conflict checks and assisting with compliance-related processes and queries. • Preparing engagement letters, supporting matter inception requirements and maintaining client records and monitoring lists. • Supporting other members of the secretarial team and providing cover as required. Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration Um die besten Mitarbeiter zu gewinnen, bemühen wir uns, ein vielfältiges und integratives Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder mit seiner ganzen Person in die Arbeit einbringen, sich zugehörig fühlen und sein berufliches Potenzial voll ausschöpfen kann. Unser neues Arbeitsmodell ermöglicht unseren Mitarbeitern mehr Flexibilität; sie können nach Rücksprache mit Manager /Partner und unter Abwägung geschäftlicher Anforderungen entscheiden, ob Sie im Büro oder an einem anderen Standort arbeiten möchten – bei gleichbleibend höchster Qualität Ihrer Dienstleistungen. Wir bieten familienfreundliche und integrative Arbeitsbedingungen und ermöglichen den Zugang zu Programmen und Dienstleistungen, die die Gesundheit und das allgemeine Wohlbefinden unserer Mitarbeiter fördern. Erfahren Sie mehr über Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit praktiziert. Wir können individuelle Anpassungen an unserem Bewerbungsverfahren vornehmen, um Ihnen die besten Erfolgsaussichten zu ermöglichen, indem wir eng mit Ihnen zusammenarbeiten und so ein besseres Verständnis für Ihre Bedürfnisse entwickeln. Bitte kontaktieren Sie unser Recruitment-Team unter EMEARecruitment@nortonrosefulbright.com